吉林医药学院学生处档案管理规定：

第一条、档案保管

1.学生档案由学生工作部（处）办公室负责统一保管，各系不能存留学生档案；学生不得私自保存档案。

2.学生工作部（处）办公室在新生入学后四个月内对档案进行统一编号、造册。

3.学生档案的管理、转递手续要如实填写《吉林医药学院学生档案交接簿》，做到有据可查。

第二条、档案材料管理

1.学生工作部（处）办公室负责学生档案材料的装入、转递等具体工作。

2.各单位对学生档案材料（尤其是评优获奖材料）认真负责，妥善管理，按时装存，保证档案材料齐全，不得随意丢弃。

3.档案材料的填写应认真细致，不能出现人为失误。

4.学生档案材料的归档及时间（见附表）

第三条、学生档案的借阅

1.本校与学生本人有工作关系的学生工作人员可借阅学生档案；组织、人事、保卫等部门因工作关系可借阅学生档案，其他部门及个人不得借阅。

2.借阅学生档案要进行登记，由学生工作部（处）领导批准，但一般借阅不允许将档案带离档案室。

3.学生档案带离借阅时应密封，借阅方借阅完毕后必须密封签章送回。

第四条、毕业学生档案管理

1、毕业生档案管理工作要求：

（1）、毕业生档案管理工作由学生工作部（处）负责组织实施医学教育|网搜集整理。

（2）、毕业生档案，经本人提交申请，经批准后方可留存。留存期限及处理以国家相关规定为准。

（3）、毕业生离校后将存留档案学生清单送交学生工作部（处）一份，留档学生本人不得私自提档，其档案应由用人单位人事部门索取或学校送递。

（4）、留存学生档案提取时由用人单位人事部门出具调档证明，并经学生工作部（处）核实同意后，方可到学生工作部（处）档案室具体办理。

2、毕业生调档具体流程：

（1）、毕业学生在规定调档时间前一天必须结束各类离校手续的办理，各班级负责人将本单位毕业学生离校手续单收齐并按学号排序，以班级为单位，送交学生工作部（处）档案室。

（2）、学生工作部（处）档案室老师将离校手续单与班级档案交接簿进行核对检查，并在档案交接簿离校手续栏目做相应记录。

（3）、辅导员统计调档情况，填写《吉林医药学院毕业学生自带档案统计表》。表格可在校园网-学生工作部-下载专区进行下载。

学生档案是自带还是需要学校邮寄，学生可自行联系其档案接收单位，如果档案接收方同意接收学生本人自带档案，则依（3）条规定做档案自带信息统计；如果档案接收方要求学生档案须由学校通过机要途径的邮寄时，学生本人持有效证件（包括有效调档证明、身份证）到档案室办理邮寄手续。

档案通过学校邮寄的学生不做为自带档案统计对象。

（4）、调档当日，由毕业班辅导员老师携带本单位《毕业学生档案自带统计表》、自带档案学生的调档证明（调档函、派遣证等有效证明原件）至档案室集体调取学生档案，并在调取完毕后由辅导员亲自发至学生手中。

在调档当日，档案室不接收任何原因的个人调档。

（5）、有效调档证明原件须按照自带档案统计表的顺序排好，以便档案室工作人员查看核对，节省调档时间。

（6）、档案室工作人员核对无误后，调取档案，辅导员确认核对调取档案人名、份数后，签本单位档案交接簿出库联及明细表后调档完毕医学教育|网搜集整理。

（7）、毕业离校后的学生档案调取须携带有效调档证明原件及复印件、调取人身份证原件及复印件（非本人调取时必须有档案本人亲自书写的委托他人代调的委托书一份），并经过学生工作部（处）同意后方可到档案室调取。