中国药科大学档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范我校档案工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及实施细则、《高等学校档案管理办法》等法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理、基本建设等活动直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案记录历史、传承文明，是现代人了解历史、研究历史的宝贵财富。档案工作是维护历史真实面貌的重要工作，是我校重要的基础性工作。我校把档案工作纳入总体发展规划，对档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条 档案工作是衡量和检查学校各部门工作质量、管理水平的重要标志。各部门应将档案工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容，加强对本部门档案工作的管理。

第五条 我校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，医学|教育网搜集整理批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二章 机构设置和人员配备

第六条 我校成立档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督、检查和咨询机构。

第七条 综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构（隶属于校长办公室），应当具备符合要求的档案库房和管理设施。其管理职责是：

（一）贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校所属机构的立卷归档指导和档案分室的业务指导工作，对学校档案工作人员进行业务培训；

（四）负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（五）做好“防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；

（六）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；

（七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档和管理工作；

（八）开展档案的开放和利用工作；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展档案学术研究和交流活动；

第八条 我校档案工作实行统一领导。学校可根据实际需要，批准有关部门设立档案分室，管理本部门档案。档案分室业务上接受综合档案室指导、监督，并定期向综合档案室移交档案目录。

第九条 各部门档案工作的主要职责是：

（一）认真组织本部门人员学习档案法律法规，按照我校立卷部门档案归档范围和保管期限的要求，完整、规范、按时完成本部门纸质文件材料和电子文件的立卷归档工作；

（二）配备兼职档案工作人员和经费，开展档案工作。

第十条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 档案收集

第十一条 我校各立卷部门分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的各类载体的档案材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门兼职档案员按照归档要求，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十二条 我校实行档案材料形成部门、课题组立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查，并经本部门负责档案工作的负责人在备考表上签字同意后，向综合档案室移交。综合档案室负有指导各部门立卷工作的职责。

第十三条 我校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限按照我校立卷部门档案归档范围和保管期限的要求执行。

第十四条 部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十五条 学校各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。

（二）归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

（三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚，书写应用符合规范的耐久书写材料书写，严禁用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、印台油等不耐久的书写材料书写。

第十六条 归档时间：

（一）党政类和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前归档。

（二）教学类和能按教学年度归档的文件材料应在当年寒假前归档。

（三）科研、专题性和成套性档案，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

（四）随时接收上级规定应接收的档案。

第十七条 我校师生员工在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定及时归档，任何个人不得据为已有。

第十八条 我校与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。我校完成部分须将正本归档；协作单位完成的部分应由我校参与人员将复制件归档。

第四章 档案管理和利用

第十九条 综合档案室应依据档案实体分类法对室藏档案进行整理、分类、鉴定、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案的利用效果登记。

第二十条 综合档案室应落实档案保护技术措施，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应进行修复或复制。

第二十一条 综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向学校报告，及时处理。

应建立、健全库房管理制度，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作，确保档案安全。

第二十二条 综合档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和各种数据情况进行检查和统计。

第二十三条 综合档案室要组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，由综合档案室和有关部门组成鉴定小组，经鉴定小组鉴定并登记造册报校长批准后，按有关程序予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十四条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分。综合档案室是学校信息化建设的重要部门。应不断推进数字档案室建设，实现档案信息资源共享。

第二十五条 综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如校外有关单位或个人需查阅，应持介绍信，经学校相关职能部门负责人同意后方可查阅。用于公益目的的，不收取费用；用于个人或商业目的的，按有关规定收费。

第二十六条 综合档案室应做好档案的安全保密工作，严格控制涉密档案的使用范围。涉及国家秘密或者重大问题的档案，应当经校长或保密工作办公室批准；涉及未公开的技术问题或个人隐私的档案，应当经相关职能部门负责人同意，必要时报请校长审查批准，按规定办理相关手续后，方可查阅、摘录、复制。

第二十七条 对于重要、珍贵的档案，综合档案室一般不提供原件，如有特殊需要，应当经综合档案室的主管领导批准。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十八条 综合档案室应根据我校需要，积极开展档案宣传工作。开展档案资料的编研工作，发挥档案的文化教育作用。

第五章 考核与奖罚

第二十九条 我校对在档案工作中表现突出的单位和个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给综合档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。

第三十条 有下列行为之一的，我校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依照有关规定给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、转让、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为已有的；

（六）其它违反档案法律法规和我校有关档案管理规章制度的行为。

第六章 附 则

第三十一条 会计、干部人事档案的管理，按照国家有关规定执行。

第三十二条 本办法自公布之日起执行，由校长办公室负责解释。